Datenschutzerklärung für Kandidat/innen und Bewerber/innen

Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften.

Mit dieser Erklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen speichern, wozu wir diese benötigen und wer bei Fragen zur Verfügung steht.

Zielgruppe dieser Datenschutzerklärung?
Sie richtet sich an Personen (nachfolgend auch Kandidat/innen genannt), die sich konkret auf eine bestimmte Position oder initiativ bewerben.

Wer ist ifl?
Der Hauptsitz von Ifl Consulting GmbH ist in Leonding. Wir beraten Unternehmen in den Themenfeldern Supply Chain Management, Produktionslogistik, Softwareauswahl & Integration, Supply Chain Beschaffung, Gesundheits- & Sozialwesen und unterstützen unsere Kunden bei der Suche und Auswahl von Fach- und Führungskräften. 

Ifl Consulting GmbH
Kornstraße 7 A, A-4060 Leonding
+43 (0)732/931656
office@ifl-consulting.at

Warum verarbeiten wir Ihre Daten?
Wir verarbeiten sie, damit wir für die jeweilig zu besetzenden Positionen (bei ifl oder bei unseren Kunden) die geeignetsten Vorschläge machen können. Natürlich immer vorab in Rücksprache (E-Mail, Telefon) mit Ihnen, ob Ihre Daten auch an unsere Kunden weitergereicht werden dürfen.

Sie können sich auch in unserem Bewerbungs-Portal für ausgeschriebene Positionen oder initiativ bewerben. Dabei haben Sie auch die Möglichkeit auf sicherem Wege, Ihre Bewerbungsunterlagen zu übermitteln (Upload statt E-Mail) oder bestehende zu aktualisieren (ab Sommer 2018). Anschließend nehmen wir per E-Mail und/oder per Telefon mit Ihnen Kontakt auf.

Aufgrund welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten aufgrund Ihrer Einwilligung. Ohne dieser dürfen und werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht verarbeiten. Die Verarbeitung erfolgt darüber hinaus zur Erfüllung rechtlicher Pflichten sowie aus berechtigtem Interesse in Zusammenhang mit der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (zB Ansprüche nach dem Gleichbehandlungsgesetz).

Sie sind zur Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet. Allerdings können wir ohne Ihre personenbezogenen Daten keine Bewerbungen entgegennehmen und Sie auch nicht über interessante zu besetzende Positionen informieren.

Welche personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten wir?
Folgende Kategorien von Daten werden bei der Profilerstellung erhoben und in weiterer Folge verarbeitet:

• Personendaten (zB Vor- und Nachname)
• Adressdaten
• Kontaktdaten (zB TelefonNr., E-Mail)
• Bewerbungsunterlagen (zB Lebenslauf und/oder Zeugnisse)
• Beruflicher Werdegang (zB Angaben zu Ihren bisherigen beruflichen Stationen)
• Daten zu Ihrem Bildungsweg (zB Angaben zu Studien- und/oder Schulabschlüssen)
• Berufliche Anforderungen (zB gewünschtes Beschäftigungsausmaß, Wunschgehalt, Kündigungsfrist, Wunsch-Arbeitsort)
• Fähigkeiten und Qualifikationen (zB Zusatzausbildungen, Zertifikate, Sprachen, Hobbys)
• Datum und Uhrzeit (der Registrierung bzw. Aktualisierung)
  
  Im Zuge des weiteren Recruiting-Prozesses werden Ihre Daten dann durch das ifl-Team ergänzt:
• Gesprächstermine, Gesprächsnotizen und Anmerkungen zu Ihrem Profil (zB Angaben zum Wechselmotiv, Gehaltswünsche)
• Aufenthaltsbewilligung (betrifft nur Personen aus Drittstaaten)
• E-Mail-Kommunikation mit dem ifl-Team
• Positionen, die wir Ihnen vorschlagen oder auf die Sie sich bewerben
• Beschlagwortung Ihres Profils zur besseren Auffindbarkeit
  
  Wir machen Sie darauf aufmerksam, dass Gesundheitsdaten, Informationen über die rassische oder ethnische Herkunft, politische, religiöse, gewerkschaftliche oder sexuelle Orientierung zu den besonders schützenswerten Daten gehören. Deshalb möchten wir Sie bitten, solche Daten nicht an uns zu übermitteln. Weder in Form von Lebensläufen noch in Form anderer Dokumente.
  
  

Wir betreiben kein sogenanntes Profiling

In unseren Recruiting-Prozessen gibt es keine Automatismen, die dazu führen, dass Sie vollautomatisch aus dem Bewerbungsprozess ausscheiden oder einem unserer Auftraggeber automatisch vorgeschlagen werden. Die Entscheidung, welche Kandidaten für welche Positionen angesprochen werden oder an einen unserer Kunden weitergeleitet werden, trifft immer der zuständige ifl Recruiting Consultant in Abstimmung mit Ihnen.

Um Ihnen  passende Positionen effizient vorschlagen zu können, beschlagworten wir Ihr Profil zum Zwecke der besseren Auffindbarkeit. In die Beschlagwortung fließen Daten aus den Bewerbungsunterlagen, zu Fähigkeiten und Qualifikationen oder zum beruflichen Werdegang ein. Bei neu zu besetzenden Positionen wird Ihr Profil mittels dieser Schlagworte sowie allen anderen im Kandidatenprofil hinterlegten Daten mit den Anforderungen an die jeweilige Position abgeglichen.

Ferner nutzen wir semantische Suchalgorithmen, um Ihr Profil mit offenen Positionen abzugleichen. Mithilfe dieser Methode ist es uns möglich auch Profile mit synonymer Begriffsverwendung zu finden (wie zB Berater statt Consultant).

Wer bekommt Ihre Daten?
ifl MitarbeiterInnen
Zur Zweckerfüllung hat das Recruiting-Team von ifl Zugriff auf alle unter „Welche personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten wir?“ genannten Daten.

ifl Auftraggeber
Im Rahmen des Recruiting-Prozesses werden Ihnen passende Positionen vorgeschlagen. Nach einem Gespräch mit dem ilf-Recruiting-Team bzw. einer Rücksprache mit Ihnen, leiten wir Ihre Daten für eine konkrete Position an die besprochenen Kunden weiter. Dabei erhält der Kunde nicht vollen Zugriff auf Ihre Daten, sondern es wird ein sogenannter „Confidential Report“ in Form eines PDF-Dokuments generiert und/oder über ein gesichertes Web-Portal zur Verfügung gestellt. Dieser Confidential Report wird positionsbezogen erstellt und beinhaltet Ihre Stammdaten (Personen-, Adress- und Kontaktdaten), Ihre beruflichen Anforderungen (zB Wunschgehalt oder Kündigungsfrist), die Einschätzung des ifl Recruiting-Teams basierend auf gemeinsame Gespräche und Notizen.

Technische Dienstleister
Für die Erbringung unserer Dienstleistung setzen wir Dienstleister (sogenannte Auftragsverarbeiter) ein, die uns unterstützen. Beispiele für solche Dienstleister sind der Hersteller unserer Recruiting-Software oder Hosting-Provider, die uns Server für den Software-Betrieb zur Verfügung stellen. Diese Dienstleister haben zu Wartungszwecken fallweise Zugriff auf Ihre Daten. Sie sind vertraglich zur Vertraulichkeit und zu Datensicherheitsmaßnahmen verpflichtet.

Weitere Empfänger
Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen oder zur Abwehr von Rechtsansprüchen kann es fallweise sein, dass wir Behörden oder Gerichten Zugriff auf Ihre Daten gewähren.

Welche Rechte haben Sie?
Aufgrund der Datenschutz-Grundverordnung (Artikel 15 bis 21) haben Sie das Recht auf Auskunft, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Berichtigung und Widerspruch. Nachfolgend möchten wir Ihnen einige dieser Rechte genauer erläutern:

Ihr Recht auf Auskunft, Information und Berichtigung
Sie erhalten selbstverständlich Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, die gespeichert und von uns verarbeitet werden. Sollten Ihre Daten nicht mehr zutreffend sein oder unvollständig sein, können Sie eine Berichtigung bzw. Ergänzung verlangen.

Ihr Recht auf Widerruf und auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten
Sie können jederzeit Ihre Einwilligung widerrufen und Ihr „Recht auf Vergessen“ ausüben. In diesem Fall sind wir verpflichtet, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu löschen bzw. zu anonymisieren und alle Empfänger, denen Ihre personenbezogenen Daten übermittelt wurden von Ihrem Löschungsersuchen in Kenntnis zu setzen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die auf Grundlage der Einwilligung bis zum Einlangen des Widerrufs erfolgt, nicht berührt.

Bitte beachten Sie, dass unter bestimmten Umständen eine Löschung nicht unmittelbar, sondern erst zeitverzögert, aufgrund rechtlicher Verpflichtungen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, erfolgen kann. Bspw. gilt eine Frist von 6 Monaten zur Geltendmachung von Ansprüchen nach §§ 15 Absatz 1 und 29 Gleichbehandlungsgesetz wegen Diskriminierung bei Bewerbungsverfahren.

Darüber hinaus haben Sie das Recht, bei der Datenschutzbehörde eine Beschwerde zu erheben, wenn Sie sich in Ihren Rechten verletzt erachten. Die Kontaktdaten der österreichischen Datenschutzbehörde finden Sie hier: https://www.dsb.gv.at/kontakt

Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert?
Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich so lange gespeichert, bis Sie die erteilte Einwilligung widerrufen. Allerdings können gesetzliche Dokumentationspflichten (zB Bundesabgabenordnung in Zusammenhang mit vermittelten Positionen) bzw. die Dokumentation zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (zB Gleichbehandlungsgesetz, wie auch immer geartete Ansprüche von Kunden), die Verarbeitung nach Einlangen Ihrer Widerrufserklärung erforderlich machen. In diesen Fällen werden wir Sie entsprechend informieren, dass und warum die Verarbeitung weiterhin erfolgt, und Sie von der Durchführung der Löschung in Kenntnis setzen.

Wir behalten uns vor, bei Kandidatinnen und Kandidaten, denen wir über einen längeren Zeitraum keine passenden Job-Positionen vorschlagen konnten, die Profile zu löschen. Sollte es zu einem späteren Zeitpunkt einen für Sie interessante Position geben, können Sie sich jederzeit erneut auf diese bewerben.

An wen können Sie sich wenden?
Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an unsere/n Datenschutzkoordinator/in:

ifl Consulting GmbH
Datenschutz-Anfrage
Kornstraße 7 A
4060 Leonding

office@ifl-consulting.at