Check & Pot – Das Prozessreifegrad-Modell für Alten- & Pflegeheime

Um den Anforderungen an das Pflegefondsgesetz § 3 (2) „Zweckzuschuss für begleitende qualitätssichernde Maßnahmen und für innovative Projekte“ gerecht zu werden und die sehr knappen Zeitressourcen der MitarbeiterInnen in Alten- und Pflegeheimen zu berücksichtigen, hat ifl Consulting ein Prozessreifegrad-Modell entwickelt.

Das Modell schafft es innerhalb von 4 Vor-Ort-Arbeitstagen, mit sehr geringem internen Personal-Ressourcenaufwand und innerhalb eines fixierten Budgets, Potentiale in Ihren Prozessen sichtbar zu machen. Das Produkt bildet somit eine optimale Grundlage für einen langfristigen, kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Sinne der Umsetzung von qualitätssichernden Maßnahmen.

 

Projektziele

Ziele sind das Identifizieren von Wertschöpfungspotentialen in den Prozessen und Ableitung einer Maßnahmenliste inkl. grober Umsetzungsplanung.

Folgende Unterziele wurden dazu definiert:

  • Gemeinsame Sichtweise auf einen optimalen Gesamtprozess unter Berücksichtigung gesetzlicher Restriktionen schaffen
  • Prozesse und Verantwortungen gemeinsam betrachten
  • leicht und schnell umsetzbare Potentiale aufzeigen
  • Reifegrade je einzelnen Prozess und für das gesamte Haus berechnen
  • Möglichkeiten zur Konzentration auf Kerntätigkeiten aufzeigen (Entlastung)
  • kurz- und mittelfristige ressourcenschonende Umsetzung anstoßen

 

Vorgehensweise

1.    Projekt Kick-Off im Projektteam inkl. gemeinsamer Erarbeitung einer Prozesslandkarte für das Alten- und Pflegeheim und kurzer Prozessmanagementschulung

2.    Reifegrad-Interviews

3.    Beobachtung der Prozesse im Heimalltag

4.    Analyse und Berechnung der Reifegrade und Sammlung der Umsetzungsmaßnahmen

5.    Endpräsentation der Ergebnisse im Projektteam

 

Ergebnisse

Die Reifegrade werden je Prozess und als Gesamtreifegrad je Haus dargestellt, so ist auf einem Blick ersichtlichen in welchen Prozessen (Management-, Kern- und Supportprozessen) Optimierungspotentiale vorhanden sind. Von ifl werden alle Potentiale in einer übersichtlichen Liste zusammengefasst. Es werden Maßnahmen zur Optimierung der Potentiale und Verantwortlichkeiten bei der Umsetzung vorgeschlagen. Zusätzlich wird je Potential ein Umsetzungshorizont (kurz-, mittel- und langfristig) abgeschätzt und somit entsteht eine Reihung bzw. ein grober Umsetzungsplan der Maßnahmen.

Die Ergebnisse der Reifegrad-Analyse können ohne Probleme in eine E-Qalin oder NQZ-Zertifizierung einfließen und bieten aufgrund der umfassenden Prozessbetrachtung eine gute Ausgangsbasis.

 

 

Check & Pot – Das Prozessreifegrad-Modell für Alten- & Pflegeheime
Bernhard Hatheier, Heimleitung, Bezirksalten- und Pflegeheim Esternberg

Bernhard Hatheier, Heimleitung, Bezirksalten- und Pflegeheim Esternberg

"Für mich ist besonders interessant, dass mit der Analyse Check & Pot in einer relativ kurzen Präsenzzeit in der Einrichtung ein guter Über- und Einblick in die Abläufe und Strukturen gegeben werden kann. Sehr bereichernd fand ich die analysierenden und sehr vertieften Gespräche zu den vorhandenen Strukturen.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter empfanden die Anwesenheit des IFL-Teams, die Begehungen, die Gespräche und das Durchleuchten des Systems als nicht störend und auch nicht als unangenehm.

Die präsentierten Ergebnisse sind sehr gute Ansätze für interne Überlegungen zur Optimierung der vorhandenen Prozesse und Strukturen."

Christian Laufer, Leitung Betreuungs- und Pflegedienst, Bezirksalten- und Pflegeheim Esternberg

Christian Laufer, Leitung Betreuungs- und Pflegedienst, Bezirksalten- und Pflegeheim Esternberg

„Wir sind von der Schnellanalyse Check & Pot im Bezirksalten- und Pflegeheim Esternberg begeistert. Am Anfang stand eine gewisse Skepsis, was eine derart kurze Analyse der Strukturen und Prozesse bringen kann.

Die Befragungen der verschiedenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, war teilweise sehr intensiv, aber auch für die Befragten interessant und inspirierend. Die Begehungen im Heim haben den Alltag nicht gestört.

Der zeitliche Aufwand hält sich in diesem Analyseprozess in einem minimalen und sehr vertretbaren Rahmen. Bei der Präsentation der Ergebnisse und Erkenntnisse waren wir durchaus überrascht, wie viele Optimierungs- und Verbesserungspotentiale hinsichtlich Abläufe und Strukturen aufzuzeigen waren – diese hatten auch eine entsprechende Qualität. Das bedeutet, die vorgeschlagenen Maßnahmen können und werden auch umgesetzt bzw. besprochen und weiterbehandelt werden.“

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